Trello en el hogar

Nosotras, las mujeres, somos parte fundamental de la familia. Una fuerza muy poderosa. Nuestro papel no se limita al de ama de casa, madre y esposa, sino que, en la mayoría de los casos, poseemos un conjunto de capacidades y labores a realizar, convirtiéndonos en una compleja Gerencia General.

Como debemos manejar y planificar casi todo, es de suma importancia organizar nuestro día a día, no solamente las tareas más complejas, sino también aquéllas más fáciles de manejar y realizar, pero que de igual manera requieren atención y tiempo. La gestión del tiempo es fundamental, ya que éste es una inversión que no se recupera.

En este artículo, quiero compartir contigo la herramienta “secreta” que utilizo para organizar y gestionar las diferentes tareas en mi hogar,  de manera de mantener organizado mi día a día, el mes y, poco a poco, todo el año. De la misma manera, te compartiré cómo ésta me ayuda a ser más eficiente y a experimentar menos estrés como consecuencia de las labores en el hogar.

¿Has escuchado alguna vez hablar acerca de la tecnología ágil o Agile, por su nombre en inglés?

La tecnología ágil sirve para aumentar la eficiencia de los procesos al gestionar un proyecto. Si bien es cierto que se utiliza a nivel profesional, puedes adaptar su uso a tu vida diaria. Las labores que realizas en y para el hogar pueden llegar a ser bastante complicadas y, sin una organización efectiva, puedes perder una cita médica, pasar por alto un pago importante, olvidarte de la entrega de algún proyecto o tarea escolar, entre otros.

La tecnología ágil se enfoca en la colaboración y la comunicación entre los integrantes del equipo (en este caso los miembros de tu hogar), lo cual favorece la interacción constante y abre un canal directo para la ayuda mutua y la organización de labores o tareas del núcleo familiar, así como de cada uno de los integrantes por separado.

Ahora que sabes a qué se refiere la tecnología ágil, te preguntarás: ¿Cómo incorporarla a tu vida cotidiana? ¿Cómo utilizarla para que sermás eficiente y vivir con menos estrés?

Existen diversas herramientas que funcionan a través de una plataforma web que te facilitan la gestión de todo tipo de proyectos, tales como, Asana, Slack, TeamWeek y Trello, entre otras.

Yo me concentraré en hablarte de Trello, la herramienta que personalmente utilizo, por considerarla una de las más fáciles e intuitivas. Además, si bien existe un plan pago, la versión gratuita ofrece todo lo que necesitas para organizarte.

Trello es una herramienta ideal para organizar todo en tu hogar, desde la lista para hacer las compras, citas médicas, seguimiento de diligencias varias, pagos y hasta proyectos más grandes como la compra de un inmueble, mudanzas, viajes y/o paseos. Incluso algo relacionado con el trabajo (si fuera el caso).

Todas las tareas por hacer, pequeñas o grandes, necesitan una gestión y Trello puede convertirse en tu mejor aliado para ayudarte en este proceso tan engorroso como lo es la buena y eficiente organización de, básicamente, casi todos los aspectos de tu vida y la de otros integrantes de tu hogar de las cuales debes hacerte cargo.

¿Cómo funciona Trello?

Trello funciona como un gran archivador que contiene carpetas llamadas Tableros. Los tableros son la base de Trello y se utilizan para organizar por categoría todas las tareas, dependiendo de las actividades y áreas que te interese organizar.

Los tableros deben representar, por ejemplo, todas las actividades de los miembros de tu familia a lo largo de la semana. Una vez creados los tableros, puedes crear columnas, es decir,  listas que van a contener las tareas.

La Lista de las tareas no es más que las tareas organizadas según el estado en el que se encuentra cada una de ellas, como por ejemplo: Listas de detalles pendientes (Backlog en inglés), tareas en proceso (Doing en inglés), seguimiento (Follow up en inglés), lista de tareas en pausa, y finalmente, terminado (Done en inglés). En realidad, puedes llamarlas como desees y colocarlas en el orden que prefieras; lo importante es que tengan una secuencia lógica que funcione para ti.

Las tarjetas en la lista de tareas son claves en esta herramienta. Es aquí en donde vas a crear y organizar las diferentes tareas a realizar. Dentro de las tarjetas colocarás también etiquetas que sirven para priorizar y para asignar a cuáles integrantes de la familia corresponde dicha tarea. También tienes la posibilidad de poner fecha límite, adjuntar archivos, imágenes y comentarios, entre otros.

En Trello existen varias funcionalidades que hacen la experiencia mucho más amigable. Una de ellas es que puedes mover las tarjetas, las puedes arrastrar, reordenar a tu conveniencia, subirlas o bajarlas (según la prioridad que consideres), cambiarlas de una lista a otra ( por ejemplo, si ya completaste una de las tareas, puedes inmediatamente pasar la tarjeta a la columna de “Realizado” o “Finalizado”, según sea el caso).

Previamente, te había hablado de las etiquetas. Éstas te ayudan, por ejemplo, cuando le das una mirada rápida a tu tablero, ya que son pequeños rectángulos de colores a los que puedes asignar el nombre de algún integrante de la familia (quien es el responsable de realizar la tarea). Es bastante útil ya que, al ver un color determinado, inmediatamente lo relacionas con la prioridad de la tarea o con la persona a cargo.

¿Cómo adaptar Trello a la gestión del hogar?

Comienza por crear un tablero que represente todas las actividades de los miembros de tu familia a lo largo de la semana o el mes entero. Es de suma importancia que te asegures de que todos los miembros de la familia sepan cómo funciona Trello (si la edad de los niños lo permite), para que puedan sacarle el máximo provecho.

Una de las maneras más comunes de utilizar esta herramienta en el hogar es con todo lo relacionado con tus hijos: clases de piano de uno o varios de ellos, todos los jueves por la tarde, por mencionar algo.

Lo primero que debes hacer es crear una nueva lista de "Clases de piano" y allí colocarás toda la información sobre dicha actividad. Puedes crear una tarjeta, asignada a ti y/o a tu hijo (en el caso de que pueda manejar la herramienta por sí mismo), con la lección que debe practicar antes de ir a la clase. Puedes hacer otra que les recuerde comprar algún material necesario para la actividad o agregar otra tarjeta con el recordatorio del siguiente pago que debes hacer por la clase recibida.

Toma en cuenta que también es posible  insertar comentarios y enlaces útiles acerca de técnicas de piano que sirvan como consulta. Recuerda igualmente que si debes hacer algo antes de una fecha determinada, añádelo al calendario de Trello para que no haya dudas sobre cuándo completarlo, tipo los pagos de las clases, los días de exámenes, prácticas, etc. Asignar fechas de vencimiento de una tarea o actividad te ayudará a tenerlo todo controlado y no se te olvidará nada.

Voy a darte otro ejemplo que, aunque no sucede muy a menudo, es una de las tareas que requiere de mucha logística y organización en la vida de una persona o familia: una mudanza.

Supongamos que te acabas de mudar, entonces comienza por crear un tablero general o incluso uno para cada habitación que debes organizar. El paso siguiente sería hacer una lista con el estado de cada tarea:, artículos por desempacar, por organizar, ya organizados, etc… Luego debes crear las tareas específicas.

En la lista de artículos por desempacar, puedes crear una tarea como desempacar copas y vasos de vidrio. A esta tarea le das una prioridad, asignándole una etiqueta que puede ser naranja, que simboliza que no es urgente, pero que requiere un cuidado especial.

Asimismo, puedes asignar con otra etiqueta de otro color a la persona a cargo. Por ejemplo, tú y tu pareja, quien debe ayudarte a armar la vitrina y colocar los platos. Puedes ver aquí que acaba de aparecer otra tarea: Armar la vitrina (que lógicamente debe hacerse primero).

A medida que insertes las tareas, te darás cuenta de que algunas actividades deben e suceder primero que otras. Esto es maravilloso porque le dará forma al rompecabezas y el esfuerzo y la inversión del tiempo serán más efectivos, logrando el cometido más rápido y de manera más lógica.

Finalmente, luego de haber realizado alguna de las tareas, arrastra la tarjeta y llévala a la lista de Finalizado. De esa manera, habrás concluido con una de ellas y, en este caso, habrás desempacado una de las tantas cajas que tienes pendientes.

¿Cómo te ayuda Trello a ser más eficiente y a experimentar menos estrés a causa de las tareas de gestión del hogar?

El hecho de que tengas una herramienta que es, básicamente, tu asistente, y que te permite organizar y priorizar tus tareas de manera efectiva, ya es un gran alivio.

La logística que se requiere para llevar a cabo las múltiples tareas en el hogar, todo lo relacionado a la gestión del tiempo en tu día a día y en el de otros,  puede llegar ser ser inmensamente complicada y esto se traduce en agobio extremo y estrés.

Estas son algunas de las maneras en las que Trello puede ayudarte a mejorar tu productividad y reducir tu nivel de estrés:

• De manera sencilla y rápida, puedes visualizar de tareas: Trello te ayuda a  organizar tus tareas en tableros, listas y tarjetas, lo que permite ver todo lo que debes hacer de manera clara y en un solo lugar, evitando la dispersión de tus labores y favoreciendo la concentración en lo que realmente es importante en el momento.
• Priorización de tareas: Puedes establecer prioridades para tus tareas, de modo de enfocarte primero en las más importantes y evitar abrumarte con las múltiples tareas.
• Asignación de tareas: Distribuye las tareas a los miembros de la familia o a ti mismo/a. Delegar responsabilidades y obtener colaboración de parte de otros te ayuda a reducir el estrés asociado con el exceso de trabajo.
• Poner fechas límite: Crea notificaciones cuando se acerquen las fechas límite para finalizar determinada tarea, algo que ayudará a hacer el correcto seguimiento en el tiempo y a reducir el riesgo de olvidar tareas importantes.
  

La utilización de Trello puede ayudarte a ser más eficiente y a experimentar menos estrés, al tiempo que permite organizar y priorizar tus tareas de manera efectiva.  Esto evita sentirnos abrumados y aumenta nuestra productividad. Este nivel de organización y gestión de tareas ayuda a sentirnos más tranquilos y en control de la carga de labores.

Simples pasos para comenzar tu amigable relación con Trello

• Dirígete a la página de Trello y crea una cuenta.
  
• Crea los tableros: por ejemplo, actividades extracurriculares, citas médicas, proyectos y/o deberes escolares, viajes, compra de una propiedad o mudanza, etc.
  
• Crea listas: puedes crear listas en cada tablero, donde cada una es una columna en la cual organizarás las diferentes tareas y el estado en que se encuentra cada una de ellas.
  
• Crea tarjetas: a cada lista le puedes agregar tarjetas. Recuerda que son las tareas que necesitas para culminar el proceso.
  
• Utiliza las etiquetas: las etiquetas son sumamente útiles, te ayudan cuando rápidamente miras el tablero.
  
• Finalmente, comparte con los miembros de la familia de manera que todos estén informados de la logística y de cada una de sus tareas. Incorporar a los miembros de la familia responsables de una u otra tarea facilitará la vida y la gestión de todas las labores (y todos felices al terminar).

En conclusión, Trello es una herramienta bastante útil para la organización y gestión de tareas, tanto en el ámbito laboral como en el hogar. En este último, resulta especialmente útil para organizar diversas tareas, planificar las compras, programar citas médicas y otras de las tareas que hemos mencionado anteriormente, así como también administrar las actividades según el tiempo disponible y de las posibilidades de los miembros de la familia.

Con Trello, es posible mantener un seguimiento efectivo de todo lo pendiente, establecer prioridades y evitar la duplicación de tareas. Además, gracias a lo intuitivo y fácil que es, Trello hace que esta herramienta sea accesible para cualquier miembro de la familia, lo que promueve la colaboración y la comunicación entre los participantes.

En definitiva, utilizar Trello en el hogar es, sin duda, de gran ayuda para mantener un hogar organizado, eficiente, más armonioso y libre de estrés para todos, en especial para nosotras las madres y esposas que llevamos nuestro hogar como la más importante de las empresas.

La buena gestión, organización y planificación, además de la herramienta adecuada para hacerlo, son tus mejores aliados. Toma en cuenta que, para utilizar Trello, no necesitas ni conocimientos, ni formación especial, solo debes registrarte y aprovechar las funcionalidades (que son bastante completas, aún en el plan gratuito que ofrece la herramienta).

La tecnología ágil cambia las reglas del juego para nosotras las mujeres en el hogar. Lo que antes era un lugar con tareas infinitas, un lugar monótono y muchas veces bastante desorganizado, ahora puede convertirse en un oasis de calma, orden y control del día a día, sin mayores sobresaltos.

¡Éxito en la organización de tu hogar con Trello!