Proyectos en Trello con metodología Agile

Al gestionar equipos de desarrollo, suele pasar que el software se atasque en alguna parte del ciclo al tener muchas tareas por hacer, algo que  parece no tener un fin. Puede que al equipo le cueste avanzar en la entrega de esas asignaciones o colaborar con tu propia gestión de tareas personales al dificultarse la priorización y concentración de los pendientes. ¿Te ha pasado? Apuesto que sí.

Esos problemas se deben a una falta de dirección y organización con base en los requisitos y/o requerimientos de cada proyecto, sin tener metas fijas dentro de cada sprint (período breve y fijo en el que un equipo trabaja para completar una cantidad de trabajo establecida).

Para resolver éstas, y muy probablemente otras situaciones, podemos utilizar la Metodología Ágil (también denominada SCRUM), la cual nos ayudará a darle una dirección, enfoque y organización al trabajo, agregando valor y un panorama más claro de lo pendiente, lo que está en progreso y de lo que se ha finalizado a lo largo de los sprints.

¿Qué es la Metodología Ágil?

La Metodología Agile o Ágil es una estrategia de trabajo para el desarrollo de software (principalmente), siendo una de los más utilizadas hoy en día debido a su alta flexibilidad y agilidad (lo que le da su nombre). Los equipos de trabajo que la utilizan son mucho más productivos y eficientes, puesto cada miembro ya conoce las labores que debe realizar en cada momento. Además, la metodología Ágil permite adaptar el software a las necesidades que surjan en el camino, facilitando la construcción de aplicaciones con una funcionalidad superior.

De acuerdo con Santander Universidades (2022) “La metodología Ágil se basa en la metodología incremental en la que, dentro de cada ciclo de desarrollo, se agregan nuevas funcionalidades a la aplicación final. Sin embargo, los ciclos son mucho más cortos y rápidos, por lo que se agregan funcionalidades pequeñas en lugar de grandes cambios”.

¿Cómo sé si la Metodología Ágil será útil para mi equipo?

Hay ciertos criterios que nos podrán ayudar a saber si la Metodología Ágil es ideal para gestionar nuestros equipos y proyectos:

1. Tu equipo está compuesto por 2 a 9 miembros, más el Scrum Master (el encargado de llevar el orden y conocer los estados de cada una de las tareas) y el Product Owner (el encargado de optimizar el valor del producto desarrollado por una empresa, suele ser quien trata directamente con el cliente). Cada uno de estos roles tiene diferentes responsabilidades y debe de rendir cuentas de distinta manera, tanto entre ellos como para el resto de la organización.
   
2. Tu proyecto está bien definido. Scrum se basa en que tienes una meta definida en la que todo el equipo de trabajo se siente identificado. De esta manera, se pueden repartir las labores en piezas pequeñas a cada miembro del equipo. Si hay metas ambiguas, no se tiene claro lo que se quiere lograr o tu equipo no comprende el motivo del desarrollo, aún no se está listo para utilizar la Metodología Ágil.
   
3. El proyecto se puede desglosar en tareas pequeñas. Suele suceder que un trabajo que se puede hacer en una sola tarea, realmente se puede dividir en varias tareas individuales (comúnmente denominado: hacerle un breakdown).
   
   Por ejemplo, si se requiere crear un sitio web, no te puedes ir y comenzar a codificarlo. Se requiere pasar por un fase de diseño (dentro de la cual se tiene que definir la idea, el concepto a transmitir, la temática, la estructura de presentación, se escoge un framework, un lenguaje de programación, etc…), luego por una fase de desarrollo (en la que se empieza creando un repositorio, designación de tareas a cada miembro según la prioridad, se codifica la landing page, etc…) y luego una fase de testing de las funcionalidades dentro del sitio. Suena complejo, ¿verdad? Un poco, pero al utilizar la Metodología Ágil se simplifican las designaciones y labores a completar.
   
4. No eres alguien que improvisa su trabajo. El poder planear y realizar cambios semanalmente es uno de los puntos fuertes de la Metodología Ágil. De hecho, fue diseñada en un principio para evitar tener un gran grupo de personas trabajando en tareas ad hoc o no relacionadas, las cuales no se integran en la meta común definida por el equipo.
   
5. El mayor enfoque es recibir retroalimentación y realizar mejoras. Al realizar tareas pequeñas y solicitar retroalimentación por parte de los clientes, para luego incorporarlas a la planeación general del proyecto es la función principal de la Metodología Ágil. Si se logra resumir lo que está en progreso a los clientes y a los miembros del equipo, se aprovechan las revisiones constantes e iteraciones para generar mayores oportunidades ya sea de ventas, productos y/o campañas.
   

¿Cómo puedo empezar a utilizar la Metodología Ágil?

¡Alto! ¡No comas ansias! Desglosar el proyecto en partes pequeñas para luego iterar es vital al utilizar una metodología Ágil. Hay que empezar poco a poco y agregar detalles mientras se progresa. Te comparto unos consejos propios y de algunos autores que te resultarán  sumamente útiles antes de implementar la metodología Ágil:

1. Define tus prioridades. Lo ideal es centrarte en un único proyecto de magnitud. Implementar la Metodología Ágil consiste en lograr que todo el equipo trabaje en partes individuales para construir algo grande.
   
   De esta manera, éste sabe cuál es el panorama, lo que facilita la división de partes en sprints (preferiblemente de 2 semanas cada sprint), aunque no siempre es así. Si trabajas en empresas de desarrollo, notarás que te pueden asignar a 2, 3 y hasta 5 proyectos a la vez mientras quieres implementar SCRUM en tus proyectos personales. Define bien tus prioridades y avanza según te sea permitido.
   
2. Define los sprints. Decidir el tiempo asignado a cada tarea es vital. Los sprints normalmente tienen una duración de 1 a 2 semanas. De esta manera, tendrás una idea de cuánto tiempo te tomará completar un proyecto y dar plazos a tus clientes.
   
3. Crea tus listas. Dentro de la Metodología Ágil, hay 3 (e incluso 4) tipos de listas en las que se dividen las tareas comúnmente. Éstas suelen ser: Pendientes o Por hacer, En progreso y Completadas. A ellas se une el Backlog (ya veremos de qué se trata).
   
4. Establece un calendario de eventos y entregas. Cada vez que acabe un sprint, es posible analizar el rendimiento general del equipo. A partir de esto, se planifica qué hacer en el siguiente. Para ello, te recomiendo hacer un calendario de eventos y entregas (un timeline).
   
5. Construye tu Backlog. Un backlog es una lista de todas las tareas que se deben de realizar dentro del proyecto. Al iniciar el proyecto, haz una lluvia de ideas sobre todo lo que hay por hacer, investigar, funciones a desarrollar, preguntas de clientes, etc. Esto te permitirá tener un panorama mucho más claro de la escala del proyecto para implementar Ágil.
   

¿Hay alguna herramienta para implementar la Metodología Ágil?

Si has seguido cada paso previamente mencionado y ya estás listo(a) para implementar la Metodología Ágil, es hora de elegir una herramienta. Existen diversas herramientas como Linear, Asana, Jira (para empresas medianas y grandes), Microsoft Project y Google Keep, pero mi recomendación personal es Trello.

Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas. También permite añadir archivos, checklists o incluso automatizaciones según las necesidades del equipo. ¿Lo mejor de todo? ¡Es gratis!

Para utilizar Trello, primero debes ir al sitio de la herramienta.

Sigue los pasos de registro, crea tu usuario, verifica la cuenta y todo estará listo para crear el tablero y nuestro workspace. Sigue los pasos en las siguientes imágenes:

1) Crea tu workspace. Tu espacio de trabajo es donde alojarás cada uno de tus proyectos en distintos tableros. Elige el nombre de tu espacio de trabajo y el rubro (en el caso de quienes trabajamos en Desarrollo, sería Ingeniería y TI) e invita a tus miembros de equipo. Personalízalo a tu gusto.

2) Una vez establecido el workspace, es momento de crear nuestro primer tablero. Selecciona Crear un tablero nuevo y adáptalo a tus gustos.

3) Creado el tablero, vamos con nuestras listas. Utiliza los pasos mencionados al definir tus listas para alimentar tu tablero. Inicialmente debería  verse de esta forma:

4) Una vez llenado tu backlog (el cual debería ser el primero al momento de comenzar tu proyecto), te recomiendo una personalización adicional a tu tablero creando Etiquetas. Las etiquetas te ayudarán a categorizar cada tarea según su área. Por ejemplo, definir etiquetas para tareas de Frontend, Backend, API, Microservicios, Server, Website, detalles generales del proyecto, etc.

Para ello, sigue los siguiente pasos:

1) Busca el menú (los 3 puntos) dentro de tu tablero.

2) Elige la opción ... Más.

3) Elige la opción de Etiquetas.

4) Una vez dentro de Etiquetas, puedes crearlas según tus requerimientos dentro del proyecto. Debes asignarles un color y nombre a cada una para asignarlas.

5) Al final, deberías de tener algo similar a la siguiente imagen:

Ya completadas las etiquetas, ordena tus tareas (o tickets, como también les dicen), según su estado dentro del proyecto. Inicialmente, la gran mayoría de tus tickets se encontrarán en el Backlog.

Al momento de crear cada ticket, notarás que hay distintas opciones para darles una mayor personalización a su gestión, permitiendo indicar fecha de entrega, checklists, asignar miembros de equipo, subir archivos, etc. Un ejemplo de un ticket para una fase de diseño podría ser así:

Otra función muy útil son los Power-ups. Si quieres ser más eficiente, existen varios Power-Ups y extensiones de Chrome que pueden ayudar a obtener mayores beneficios de Ágil Scrum y Trello.

Personalmente, mis extensiones favoritas de Chrome son Contador de Tarjetas Trello, que cuenta el número de tarjetas en cada lista así como el número total de tarjetas en el tablero, y Slack, con el que mantengo mi equipo al día con cada tarea nueva y al momento de moverse de una etapa a otra.

Existe una docena de Power-Ups diferentes en el directorio de Trello. Aquí te comparto algunas de mis recomendaciones:

• Google Drive: Adjunta archivos o carpetas completas a cada proyecto. Las vistas preliminares de los archivos adjuntos se pueden ver en cada tarjeta, y también muestra cuándo fueron editados por última vez y por quién.
  
• Campos personalizados: Si las etiquetas no funcionan muy bien para actualizar cada tarea, los campos personalizados te pueden ayudar. Éstos permiten personalizar las tarjetas para que los detalles salten a la vista de inmediato.
  
• Hello Epics: Permite establecer relaciones padre/hijo con tus tarjetas. Me parece muy útil cuando tengo un proyecto enorme que debe ser desglosado en varias tareas largas.
  
• Figma: Mantiene sincronizados a los diseñadores, desarrolladores, gerentes de productos y al equipo de productos en general. Al incorporar incrustaciones en vivo de archivos Figma en Trello, los equipos de productos pueden mantenerse en contexto y estar seguros de que siempre están haciendo referencia a los últimos diseños.
  
• GitHub: Permite a los equipos supervisar todo lo que ocurre en GitHub desde sus tableros de Trello, añadiendo perspectivas a la base de código adjuntando solicitudes de extracción, incidencias, ramas y mucho más a cada tarjeta.
  

Otras Power-Up muy útiles son Burndown, Planning Poker y Tarjetas Ágiles.

Al final, tu tablero puede lucir de la siguiente manera con tus equipos definidos, miembros asignados a cada ticket, etiquetas para cada tarea y un estado respectivo para cada tarea según sea su progreso:

En el ejemplo anterior, se utiliza Scrum para presentar e introducir la gestión de proyectos y equipos en Trello.

¿Existen más Metodologías Ágiles?

La respuesta corta es sí. Existen diversos tipos de Metodologías Ágiles para implementar en tus proyectos, cada una con sus ventajas y desventajas. Las resumo de la siguiente manera:

• Kanban: Metodología de trabajo inventada por Toyota. Consiste en dividir las tareas en porciones mínimas y organizarlas en un tablero de trabajo dividido en tareas pendientes, en curso y finalizadas. De esta forma, se crea un flujo de trabajo sumamente visual basado en tareas prioritarias e incrementando el valor del producto.
  
• Scrum: Metodología incremental que divide los requisitos en tareas de forma similar a Kanban. Se itera en bloques de  periodos cortos (2 a 4 semanas) para conseguir un resultado completo por iteración. Las etapas dentro de esta metodología son: Planificación de la iteración (Sprint Planning), Ejecución (Sprint), Reunión Diaria (Daily Meeting) y Demostración de Resultados (Sprint Review).
  
• Lean: Configurado para que equipos pequeños de desarrollo muy capacitados elaboren cualquier tarea designada en un corto periodo. Los activos más importantes son las personas y su compromiso, relegando así a segundo plano el tiempo y los costos.
  
• Programación extrema (XP): Metodología de desarrollo basada en las relaciones interpersonales, que se consideran clave del éxito. Su principal objetivo es crear un buen ambiente de trabajo en equipo y recibir retroalimentación constante de parte del cliente. El trabajo se basa en 12 conceptos: Diseño sencillo, Testing, Refactorización, Codificación con estándares, Propiedad intelectual del código, Programación en parejas, Integración Continua, Entrega semanal, Integridad con el cliente, Cliente in situ, Entregas frecuentes y Planificación.
  

¿Qué esperas? ¡Tu equipo de desarrollo puede comenzar a beneficiarse de la Metodología Ágil de manera inmediata! Implementa la Metodología que más provecho te brinde y utiliza Trello para gestionar tus proyectos.