Mejora tu gestión del tiempo como dev, sin morir en el intento

Einstein tenía razón, el tiempo es relativo. Pongamos un ejemplo: Tienes una tarea importante que terminar la cual conlleva mucha presión, es difícil de realizar, navegas frenéticamente  por foros y videos de YouTube para encontrar posibles soluciones, pero la misma resulta esquiva. Repentinamente al ver el reloj y…¡han pasado más de dos horas! ¿Te ha sucedido?

Sí, el tiempo es relativo y puede escurrirse de nuestras manos cuando percibimos que lo que debemos realizar es demasiado, muy difícil o conlleva un alto impacto en lo demás; sin mencionar que si estamos trabajando desde casa, las tareas cotidianas del hogar – con sus interrupciones – se mezclan con nuestro trabajo y, en vez de dedicar un tiempo prolongado y sostenido a una tarea, tenemos fracciones de tiempo entrecortado.

Por esto vamos a ver 5 prácticas que pueden llevarte a sortear de la mejor manera posible estas dificultades y otras más que pueden aparecer en el camino para convertir tu tiempo en un espacio de gran producción.

1) Orden de prioridades

Levantarse, tender la cama, bañarse, lavarse los dientes, cambiarse y preparar un desayuno. Sí, tan sencillo, tan obvio y tan descuidado por la mayoría.

En la premura del día, cuando comenzamos nuestra jornada, la prioridad nunca debe ser lo laboral. Cometemos frecuentemente este error, nos dejamos a nosotros para lo último – si es que queda tiempo – y, al hacer esto, descuidamos lo más importante que poseemos: nuestra vida.

Suena exagerado, pero piénsalo de la siguiente manera: antes de un vuelo, los mecánicos deben revisar que la aeronave esté en condiciones óptimas para volar, los pilotos deben revisar el plan de vuelo y verificar si el clima permite volar con seguridad. Todo el avión debe ofrecer nada más y nada menos que las condiciones ideales para sus pasajeros, por lo que estos chequeos se realizan incluso si es necesario retrasar el vuelo de cientos de personas con el riesgo de que pierdan sus conexiones o de que lleguen tarde a sus compromisos personales. Nadie en su sano juicio exigiría que estos controles se evitaran con tal de comenzar el vuelo lo antes posible.

Nosotros somos la aeronave, somos el sistema que lleva hacia adelante las tareas del hogar. Cumplimos objetivos, nos exigimos, pensamos soluciones con creatividad y reaccionamos rápidamente si surgen desperfectos inesperados. ¿No suena lógico, entonces, darnos prioridad? Tener una rutina diaria que involucre enfocar nuestros pensamientos en el bienestar personal será de sumo beneficio para encarar lo que resta de nuestro día. A veces implicará levantarse más temprano, pero el costo-beneficio lo vale. Tenemos que enfocarnos en el objetivo que queremos: una mayor productividad, un mejor uso del tiempo y una vida laboral que consuma la parte correspondiente, ni más ni menos.

Un extra a tener en cuenta es el momento del desayuno. Si bien un café caliente, aromático y suave es tentador, no es la mejor opción para iniciar el día, menos en ayunas. Incluso puede aumentar los niveles de cortisol y, en un breve plazo, generar sensación de cansancio y mayor estrés. No vamos a desarrollar todo lo referido a la alimentación, pero sí es un aspecto a tener en cuenta para ayudar a nuestro cerebro a pilotear de la mejor manera posible.

2) Agenda del día

Como primer punto de agenda siempre debe estar presente nuestra rutina diaria, con carácter virtualmente innegociable (recordá el ejemplo del avión). Luego sería importante llevar una anotación detallada de todo lo que consideras necesario hacer tanto en el trabajo como en el hogar, incluso si no haces home-office siempre hay algo pendiente a la salida del trabajo.

Recomiendo no utilizar para la agenda diaria aplicaciones móviles o digitales. Si bien hay muchas y pueden resultar útiles, si eres como yo, una vez que prendes el teléfono ya empiezas a revisar los mensajes, navegar en redes sociales y, para cuando te quieres dar cuenta, estás trabajando. En mi caso, prefiero una agenda lisa, un cuaderno de hojas simples, vacías, sin fechas, sin renglones ni títulos… el viejo y confiable papel. Un lienzo en blanco donde pueda garabatear, tachar, escribir, anotar y dibujar todo lo que considere necesario para ese día. En la agenda diaria anotaremos, vuelvo a decir, todo lo que debemos hacer.

Una vez realizada la lista (modificar la base de datos, pasear al perro, reunión con el equipo, sacar la basura) podremos diferenciarlas de dos maneras. La primera es colocarles un número al lado de cada una (no importa si están mezcladas las tareas laborales con las hogareñas) y luego realizar una tabla con dos columnas para diferenciarlas. En cada columna colocaremos en orden el número que consideramos prioritario por encima de la que puede esperar.

Al finalizar, colocaremos una letra en orden ascendente al lado de cada tarea que puede ser realizada antes que otra. Por ejemplo, si todavía me falta una hora para mi horario laboral, puedo sacar al perro a pasear, tirar la basura y, tal vez, aun así me sobre tiempo. Además de ver el listado, debo establecer (nuevamente) un orden de prioridades. Hay tareas que son fáciles y rápidas de hacer, pero no todas tienen la misma urgencia o importancia.

Podemos tener la tendencia a esquivar aquellas tareas que nos generan estrés o displacer y comenzar a realizar muchas otras que nos consumen tiempo valioso, pero que nos permiten evitar el sentimiento de culpa o cobardía por haber abandonado la tarea primordial. Por eso, el orden de prioridades debe ser claro y honesto; incluso es preferible comenzar por actividades que nos generen rechazo con el objetivo de terminarlas lo antes posible y no posponerlas.

Visualizar las tareas pendientes ayuda a nuestro cerebro a economizar energía y a no sentir la responsabilidad de mantener en un bucle de memoria las actividades diarias, ya que están anotadas. Eso nos brindará una sensación de satisfacción al ver cómo vamos tachando aquéllas que se han cumplido, disminuirá considerablemente los niveles de ansiedad y hará que el tiempo se utilice de manera más eficiente.

3) Técnica Pomodoro

Esta conocida técnica, creada por Francesco Cirillo[1], consiste en administrar el tiempo en lapsos de 25 minutos de trabajo sostenido y 5 minutos de pausa, incrementados al pasar por un ciclo de 4 lapsos. En los 25 minutos de trabajo no deberían generarse distracciones, sino más bien tomar algún punto de la agenda y focalizarse en realizar todo lo posible sobre esa tarea, enfocándose en ella y evitando el multitasking. Así que si necesitas hacerte un café, ir al baño o cualquier extra que consideres necesario para trabajar más cómodo, hazlo antes de comenzar estos 25 minutos. Incluso en estos períodos, de ser posible, sería bueno dejar el celular en otra habitación y en silencio. Lo agradecerás cuando descubras cómo beneficia tu capacidad de focalización.

Los 5 minutos de pausa son tan importantes como los 25 minutos de trabajo. Intenta no utilizar esos 5 minutos en otras tareas relacionadas a tu labor, sino procura que sean de descanso real. Aplicar la técnica Pomodoro ayudará a tu cerebro a crear un patrón y una rutina. Al principio no será sencillo, pero eventualmente condicionarás a tu mente para que sea más eficiente en los períodos de trabajo.

4) Gamificación

El uso de la ludificación se aplica cada vez más para enfrentar tareas que no suelen estar vinculadas al juego. Esta técnica es ideal para quienes disfruten de marcar logros, realizar desafíos y obtener recompensas. Eso sí: requiere cierta creatividad porque debemos aplicar el juego a la realización de una tarea, haciéndola una suerte de competencia con uno mismo.

Aplicada mayormente en el área del aprendizaje, también puede tener muchos beneficios en el ámbito laboral al permitir resultados medibles. Asimismo, motiva al compromiso, fortalece competencias y habilidades y desarrolla la colaboración si aplicamos este método al trabajo en equipo. La gamificación logrará dar sus mayores resultados cuando trabajamos con otros, aunque también podemos aplicarla individualmente.

5) Técnica Flowtime

Esta técnica es una derivación de Pomodoro y es útil para realizar tareas que tal vez requieran más tiempo de focalización que solamente 25 minutos estrictos. En mi caso, por mi configuración mental, prefiero esta técnica. ¿Por qué? Me permite mayor tiempo de concentración y administrarlo de manera fluida, dependiendo específicamente de la actividad a realizar.

Si bien Flowtime no tiene un patrón estricto como Pomodoro, en sus bases presenta el mismo esquema, es decir, un período de trabajo y una pausa acorde con el tiempo trabajado. Si la focalización tomó 25 minutos, dedica 5 minutos al descanso. Ahora bien, si luego la tarea llevó 90 minutos, toma 15 minutos de pausa.

Es importante anotar los momentos del día donde percibimos que nuestra capacidad productiva tuvo sus picos más altos, para organizar nuestra agenda y esquema de trabajo con base en esos momentos. Biológicamente, cerca del mediodía suele ser el momento de mayor capacidad mental, pero mucho depende de la rutina de cada persona, de sus hábitos y de su propia genética.

Hemos visto cinco técnicas para mejorar la gestión de tu tiempo. Hay muchas más que puedes investigar y eres libre de aplicar las que te resulten más eficientes. La clave de esto es mejorar el balance en el día a día entre las tareas laborales, lo cotidiano y el ocio para poder llevar una vida más saludable y disfrutable.

[1] El reloj que utilizaba Francesco para controlar el tiempo se encontraba en su cocina y tenía forma de tomate (pomodoro en italiano). https://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica_Pomodoro