Controla tus finanzas con Power Bi

Todos en algún momento de nuestra vida necesitamos conocer la situación actual de nuestros ingresos y egresos (lo cual se denomina Finanzas) para cumplir con un presupuesto familiar a corto, mediano o a largo plazo o para proyectos profesionales.

En aras de facilitar ese proceso, comparto una herramienta que puede ayudar mucho en la toma de decisiones: Power Bi. Creada en 2006, Power Bi analiza datos y los almacena en la nube para así compartirlos en cualquier dispositivo conectado a la web. Por otra parte, los usuarios pueden crear informes y paneles interactivos resumiendo la situación o problema en tiempo récord.

Si te encanta estar al pendiente de tu negocio y necesitas explotar tu información, este programa es perfecto para ti porque no necesitas saber programar para utilizarlo, dado que está enfocado en usuarios sin conocimientos técnicos previos. Y así crearás tus diseños de control y aplicaciones de bajo código para hacer seguimiento de tus datos.

Un tablero es un conjunto de visualizaciones generado a partir de uno o varios informes que contienen los datos, los cuales te servirán para contar la historia de cada organización. Asimismo, cada elemento o filtro se conoce como mosaico.

Una de las ventajas es que, al terminar cada tablero, podrás publicarlo y otros usuarios podrán ver sus cambios en tiempo real, lo que implica que los espectadores pueden tener la capacidad de identificar los problemas y brindar rápidamente las posibles soluciones.

Así es la pantalla inicial para importar tu base de datos, de acuerdo con la fuente que utilices:

Los usuarios familiarizados con Excel tienen una gran ventaja porque Power Bi tiene opciones similares; por eso es fácil y simple de entender. Uno de los beneficios que tiene esta aplicación es que puedes obtener información de otras bases de datos, como por ejemplo Excel, SQL Server, MySQL, Oracle, entre otras. Power Bi es de fácil manejo e intuitiva al diseñar tu proyecto.

Además, tiene funciones que permiten ordenar y clasificar datos de acuerdo con tus necesidades o requerimientos de tus clientes mediante tablas, gráficos y diferentes métricas, todo con el fin de visualizar el proceso para la toma de decisiones.

Ahora bien, te detallaré las funcionalidades más usadas en las fórmulas de expresión de análisis de datos:

• Funciones de Agregación: permiten calcular un valor seleccionando campos de una columna de una tabla según se requiera, como por ejemplo suma, resta, promedio, máximos y mínimos, entre otros.
• Funciones de Fecha y Hora: son parecidas a las utilizadas en Excel, pero tienen como base los tipos de datos de Microsoft SQL Server.
• Funciones Lógicas: devuelven información lógica de los datos, es decir Verdadero o Falso, si cumplen con un requisito establecido por la organización (por ejemplo, existencia en stock de un artículo en el área de inventarios de mercancía). Si el valor es positivo, nos devuelve Verdadero y si es negativo nos devolverá Falso.
• Funciones de Filtro: facilitan el proceso de búsqueda de datos entre las diversas tablas existentes en el proyecto para crear nuevos cálculos dinámicos (como en una tabla una columna de Despachos y otra de Abonos. Se toman estas dos columnas, donde la primera está positiva y la segunda negativa y, como resultado, se crea una nueva llamada Deuda). Esto lo  podemos observar a continuación:

Para llegar a estos resultados o resumen, he creado una tabla dinámica en Excel con ocho columnas lo más específica posible. Sus campos son:

1.- Fecha: es el día que se realiza la operación para los despachos y abonos del vendedor.

2.- Tipo: se divide en Despachos y Abonos (como se muestra en el cuadro anterior), donde se visualiza el monto que puede ser filtrado por mes y por empresas para calcular la Deuda del vendedor.

3.- EmpresaID: es el código que asigné a cada organización de este conglomerado.

4.- Empresa: se registra el nombre de la misma.

5.- Referencias NE: refleja el número de cada documento que recibe o envía el vendedor, bien sea notas de entrega, notas de devolución, abonos u otra observación.

6.- Descripción: leyenda de esa operación, como por ejemplo si se realiza un despacho se detalla la cantidad de los productos y precio de cada uno de ellos.

7.- Importe: monto de la operación de ese día.

8.- Forma de pago: tipo de transacción de ese momento.

Es importante saber los requerimientos de la organización. En este caso, desean saber cuálempresa genera más ventas mensuales, así como el comportamiento del vendedor en cuanto a los abonos que hace en el mes, siempre y cuando la deuda se mantenga por debajo de los límites establecidos por los directivos.

Una vez que registremos varias transacciones siguiendo con los lineamientos antes descritos para rellenar este formulario, podemos plantear varios escenarios en Power Bi y segmentar la pantalla.

Procedemos a dar clic en la primera opción Importar Batos de Excel, porque es donde tenemos la base de datos de esas transacciones. Una vez que seleccionamos el archivo, inmediatamente saldrá una ventana con las tablas que hayas creado. Damos clic y a la derecha aparecerán las columnas y datos. Seguidamente le damos clic al botón Cargar.

Ya tenemos los datos en nuestro proyecto. Ahora del lado derecho se despliegan tres menús: Datos, Visualizaciones y Filtros.

• Datos: aparece la tabla con los campos, es decir las columnas que hemos importado.
• Visualizaciones: están diferentes elementos para comenzar a diseñar tu proyecto.
• Filtros: se agregan los campos que quieres mostrar en las herramientas.

Segmentación de datos: es un tipo de filtrado que se basa en consultar métricas creando informes independientes o gráficos comparativos, desde la base de datos que, en este caso, usaremos la tabla en Excel. Con este elemento podemos seleccionar y así mostrar filtros importantes para facilitar el acceso (como, por ejemplo: ¿Qué empresa generó más ventas en enero y febrero de 2022? Solo debemos tildar estos meses y aparecerá el detalle de esos meses).

Del lado izquierdo agregamos dos Segmentaciones de datos situado en el menú Visualizaciones, que usaremos para la fecha y nombre de las empresas. Tildamos el campo Fecha y hacemos clic derecho en Date Hierarchy para dejar la opción Month. Si queremos visualizar varios meses a la vez, dejamos presionada la tecla Control y hacemos clic en los meses que deseamos como se muestra en la imagen que está desde enero hasta julio.

Para la segunda Segmentación de datos, seleccionamos el campo Empresa y se mostrará la lista.

Seguimos con el cuadro del medio que contiene el detalle de las operaciones que también es Segmentación de datos. En el menú Visualizaciones, en la parte inferior donde dice Filas, arrastramos los campos de la tabla:

1.- Empresa.

2.- Fecha: agregando mes y día.

Más abajo está la sección de Columnas. En la línea de Valores arrastramos los campos en el siguiente orden:

1.- Descripción.

2.- Despachos.

3.- Abonos.

En cada columna existe una flechita que, al presionarla, puede ordenar los valores de forma alfabética, de mayor a menor o viceversa.

Tarjetas: son interactivas porque se actualizan cada vez que se modifican los filtros que están sujetos por otros elementos en el proyecto, como pueden ser los de Segmentación de datos que se aplicaron para la Fecha y Empresa.

Continuamos con la parte superior derecha con tres objetivos visuales Tarjeta, que utilizaremos para ver el acumulado de Despachos y Abonos para estas tarjetas. Con solo agregar el campo en esta tarjeta hace la sumatoria, de acuerdo con lo seleccionado en los filtros Fecha y Empresa.

Para el campo Deuda, lo he creado en Power Bi con la sumatoria de DEUDA = [DESPACHOS]-[ABONOS] (resaltado en amarillo en la siguiente imagen, dado que esta información no está en la tabla de Excel).

Para el segmento de Despachos y Abonos, seleccioné un Gráfico de Circular  en la parte inferior del menú Visualizaciones, Valores. Allí, arrastré los campos Despachos y Abonos. Este gráfico realizará el cálculo del porcentaje de cada campo.

Se recomienda que la información sea procesada desde el origen, porque esta herramienta se basa en visualizar los resultados. Es por ello que se debe recordar que las tablas deben tener datos y no estar vacías para evitar errores a la hora de importar la base de datos.

Power Bi puede gestionar una gran cantidad de datos, lo contrario de otras herramientas que fallan en el procesamiento. También es personalizable, donde los usuarios tienen la capacidad de elegir desde colores y disposición de los elementos en los paneles. Es así de fácil y ofrece una amplia biblioteca con diferentes diseños.

Tiene conexión con otros servicios, como GitHub, QuickBooks, Salesforce, ZenDesk, Facebook Marketo y Google Analytics.

Mediante este análisis se puede evaluar el crecimiento, debilidad o fortalezas de la organización y obtener patrones que ayudan a tomar decisiones a favor. En la actualidad muchas empresas aún tienen sus datos en Excel, así que es fácil exportar a Power Bi para que estos datos sean analizados de forma rápida.

Espero que esta guía haya sido de utilidad y te convenza de las ventajas de Power Bi.

¡Hasta luego!